Vainaja heräsi henkiin jo toisen kerran - Seurakunta kirjasi kuolleen eläväksi: ”Inhimillisiä virheitä sattuu”
TE-toimisto penäsi samalta vainajalta aiemmin puhelinnumeroa. Nyt seurakunta kirjasi kuolleen eläväksi.
Onko kuolleella yksityisyyttä ja tietosuojaa?
Maaliskuussa Seuran lukijan veli sai kirjeen TE-toimistolta. Sen mukaan veljen työnhaku on vielä voimassa ja puhelinnumero on ilmoitettava. Veli oli kuitenkin kuollut (Seura 15/2018). TE-toimistot eivät saa automaattisesti tietoa kuolemasta toisilta viranomaisilta.
Veli heräsi huhtikuussa taas henkiin. Seuran lukija tilasi Espoon seurakuntayhtymältä virkatodistuksen kuolleesta äidistään. Se on ote henkilöä tai perhettä koskevista kirkonkirjan merkinnöistä, joita tarvitaan kuolinpesän asioiden hoitoa varten. Todistuksen mukaan lukijan veli ”elää”.
Kuolintiedot tulevat seurakuntien jäsentietojärjestelmään väestötietojärjestelmästä. Ne saadaan yleensä nopeasti, mutta joskus voi kestää viikkoja, jopa kuukauden, sanoo Espoon seurakuntayhtymän rekisteripalveluiden toimistoesimies Salla Tenkanen. Koska miehen kuolemasta on yli vuosi, kyse on Tenkasen mukaan ”inhimillisestä virheestä”.
Tiedot poimitaan manuaalisesti – virheitä ”harvoin”
Virkatodistukset ja sukuselvitykset kirjoitetaan niin sanotusti käsin. Tiedot poimitaan evankelis-luterilaisen kirkon sähköisestä jäsenrekisteristä ja valokuvatuista kirkonkirjoista ja perhelehdistä. Sen jälkeen ne kirjoitetaan Word-dokumenttiin. Siksi myös virheitä voi sattua päivämäärissä, nimien oikeinkirjoituksessa – ja ilmeisesti myös siinä, onko henkilö elävä vai kuollut. Tenkasen mukaan virheitä sattuu välillä, ”onneksi harvoin”.
”Aina kun ihminen tekee manuaalisesti, siinä on virhemahdollisuus”, Tenkanen sanoo.
Mitä ratkaisuksi?
Tenkasen mukaan virheitä ehkäisisi automatisoitu järjestelmä, jonka avulla tiedot voisi tulostaa kaikista sähköisistä järjestelmistä ulos ilman, että niitä tarvitsisi kirjoittaa käsin.
Digitointi on yhä kesken
Uutta järjestelmää joudutaan vielä odottamaan. Vuonna 2012 aloitettu kuvadokumenttien digitointi on edelleen kesken.
Kaikkia vaadittavia tietoja ei ole vielä koko kirkon Kirjuri-jäsentietojärjestelmässä, vaikka valmista piti olla vuoden 2017 loppuun mennessä. Jos materiaalia puuttuu, ei järjestelmän täysmittaista käyttöä ole mahdollista käynnistää, kertoo Kirkkohallituksen rekisterijohtaja Sanna Vuohelainen sähköpostitse. Odotellessa todistukset ja selvitykset on laadittava käsin.
Huhtikuuhun mennessä kokonaan digitoiduista ja tarkastetusta aineistosta puuttui 37 prosenttia. ”Digitoinnin valmistuminen on kestänyt valitettavan pitkään eikä tarkkaa tietoa sen valmistumisesta ole. Seurakunnat ja keskusrekisterit ovat vastuussa digitoinnista, joten parhain tieto aikataulusta on niillä.”