Näin etätyöskentely sujuu tehokkaasti - Nämä keinot takaavat työrauhan kotona tai töissä
Koronaviruskaranteenin aikana etätöissä työskentelevien perheellisten kannattaa ottaa huomioon muun perheen rytmi. Tärkeimmät etäpalaverit kannattaa ajoittaa lapsen päiväunien aikaan.
Yhä useampi suomalainen tekee koronaviruksen takia etätöitä kotona. Miten työrauhan voi taata, jos muu perhe on myös kotona esimerkiksi karanteenin takia?
Virustartuntojen leviäminen on saanut monet työpaikat siirtämään työntekijänsä etätöihin. Lisäksi koronakaranteeni on saanut monet tekemään töitä kotoa käsin. Näin Työterveyslaitoksen kehittämispäällikkö Tiina Heusala neuvoo etätyöläisiä.
Työrauhaa kaipaa myös etätyöläinen
1. Kun on menossa keskittymistä vaativa työ, Skypeen, Teamsiin ja muihin viestijärjestelmiin kannattaa käyttää varattu-tilaa ja viestiä sitä kautta muille, ettei saa häiritä.
2. Lopeta yhteiset verkkokokoukset alle tunnissa, esimerkiksi 10–15 minuuttia ennen seuraavan kokouksen alkua. Näin ehdit kirjata asiat ylös ennen seuraavaa kokousta eikä päivästä tule niin kuormittava.
Moni perhe on jo joutunut elämään karanteenissa, kun eri puolilla Suomea esimerkiksi koululaisia on määrätty eristäytymään koronariskin vuoksi.
Miten työskentely sujuu etätöissä kotona, jos muu perhe on saman katon alla työpäivän aikana?
Tiina Heusala kehottaa ottamaan tauotuksessa huomioon perheen rytmit, esimerkiksi lapsen päiväunet. Lapsen nukkumisen aikana kannattaa yrittää hoitaa tärkein palaveri.
Jos kumpikin vanhempi on kotona etätöissä, vanhemmat voivat vuorotella lapsen hoitamisen ja työnteon välillä ja keksiä lapsille tavallisesta poikkeavia kivoja aktiviteettejä.
”Viime vuosina on puhuttu paljon siitä, että työ- ja perhe-elämä eivät ole erillisiä toisistaan. Se asenne tulee varmasti korostumaan koronatilanteen myötä. Perheystävällisiä käytäntöjä sovelletaan jo nyt monessa organisaatiossa ja on ymmärrettävää, että kokouksen taustalla voi kuulua lapsen ääniä.”
Koronakaranteeni kestää suositusten mukaan kaksi viikkoa. Koronaviruksen kaltaisista oireista kärsiviä kehotetaan jäämään kotiin eristykseen.
Työyhteisöissä jatkuvat keskeytykset kuormittavat
Jatkuvat keskeytykset ovat yhä useampien työyhteisöjen ongelma. Työnteko keskeytyy työpäivän aikana esimerkiksi saapuvaan puheluun tai sähköpostiin, myös juttusille saapuvat kollegat aiheuttavat keskeytyksiä.
Useille monitoimitoimistoissa ja avokonttoreissa työskenteleville melu tai huono äänieristys on arkipäivää.
Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan erityisesti jatkuvat keskeytykset kuormittavat aivotyössä eli tiedolla työskentelyssä. Tutkimukseen on osallistunut yli 11 000 suomalaista.
Keskeytykset heikentävät työtehoa jopa kymmenellä prosentilla, lisäksi kuormittava työ voi aiheuttaa oppimiseen ja muistamiseen liittyviä ongelmia ja stressioireita.
Keskeytysten takia osa työtehtävistä voi jäädä tekemättä tai virheet lisääntyä.
iStock
Älä kärsi keskeytyksistä – Ehdota näitä toimenpiteitä työyhteisöllesi
Tiina Heusala listaa Seuralle viisi tapaa, joiden avulla jatkuvat keskeytykset voi saada kuriin työyhteisöissä.
1. Hälytykset pois sähköpostista ja sovelluksista
Sähköpostista, Whatsappista tai muista viestisovelluksista kannattaa poistaa äänet sekä visuaaliset saapumisilmoitukset, kun työ vaatii keskittymistä. Sähköpostin käyttöä voi jaksottaa esimerkiksi niin, että tarkistaa viestit aamulla, ennen lounasta ja ennen työpäivän päättymistä.
Työpaikalla voidaan sopia, että kiireelliset asiat hoidetaan puhelimitse sähköpostin sijaan.
2. Pidä työrauhatunti
Työrauhatunti on monella työpaikalla hyväksi havaittu keino keskittymisen tukemiseen. Työpaikalla sovittaan yhdessä sopiva aika, jolloin työkaveria ei häiritä kuin hätätapauksessa.
Työaikaa voi kokeilla kuukauden ja kokoontua keskustelemaan kokemuksista: pitäisikö aikaa vaihtaa ja otetaanko työrauhatunti vakiintuneeseen käyttöön?
3. Opettele hyväksi keskeyttäjäksi
Työyhteisöissä joutuu välillä keskeyttämään väkisinkin. Jos keskeyttää itse toisen, voi antaa työkaverille tilaisuuden viimeistellä keskeneräinen asia ja tulla vaikka kymmenen minuutin päästä uudelleen paikalle.
Myös itse voi pyytää työtoveria odottamaan, jotta saa asian tehtyä loppuun ja pois mielestä.
4. Kokeile Pomodoro-tekniikkaa
Pomodoro on tekniikka yksilö- ja ryhmätyöskentelyn ajanhallintaan. Jos on itse tottunut siirtämään huomiotaan muualle ja aiheuttamaan näin itselleen keskeytyksiä, voi laittaa kellon tai kännykän ottamaan aikaa esimerkiksi 25 minuutiksi ja käyttää tämän ajan pelkästään yhteen asiaan keskittymiseen.
Sen jälkeen voi pitää lyhyen parin minuutin tauon ja toistaa saman esimerkiksi neljä kertaa ennen pidempää taukoa. Sama toimii myös ryhmätyöskentelyssä. Pomodoro-tekniikka parantaa keskittymiskykyä.
5. Uudet tavat monitilatoimistoihin
Monitilatoimistoissa työskentelevät kokevat usein erityisen paljon keskittymishaasteita. Yhdessä voidaan sopia, että kaikki palaverit ja puhelut siirrytään hoitamaan neuvottelutiloissa yhteisten tilojen sijaan.
Hiljaisemmalle työskentelylle täytyy löytyä aikaa ja tilaa.